Компьютеризация автосервисов

Теперь немного о программах, или как выбрать программу для Автосервиса
Надежность
     Надежность. Звучит банально, но столкнись вы с проблемой с базой данных, возникшей например, при сбое электропитания в вашем СТО, маленькие фирмы разработчики или отдельные программисты (фрилансеры) скорее всего скажут вам: "Я не знаю как это починить, проще вам начать всё сначала". Лично Вы к этому готовы? Начать всё сначала, а? Думаю, многие читатели этой статьи сейчас задумались о том, в чем они работают и есть ли у них бэкап базы данных, или хотя бы профессиональная техподдержка их программы, или связь с программистами, писавшими софт. Вроде бы банальный вопрос, а надежна ли ваша программа для СТО, развернулся в целую делему со всеми вытекающими последствиями...
Скорость работы программы
     Скорость работы программы и размер базы данных через определенный период, например, полгода. Эти параметры очень важны, потому, что купив вроде бы неплохую программу, при этом прилично сэкономив, мы остаемся довольны собой (что тут скрывать, все мы люди...) НО придя на работу в один прекрасный день мы сталкиваемся с проблемой, а именно привычные операции, которые занимали у нас например 10-15 минут, растянулись на все 25-40 минут. Вроде бы и что тут подумаешь, ерунда... Да для СТО в гараже, где дай бог получить одного двух клиентов в неделю это не проблема, но давайте рассмотрим реальную ситуацию.
Здесь нужно задать несколько вопросов:
Первый: Почему мы решили купить программу?
Второй: Что мы от неё ждём?
Самый популярный ответ
     Думаю многие на первый вопрос ответят примерно так: У меня выросло число посетителей/клиентов и я не могу корректно отследить движение денег и не вижу фактического списка должников, мастера продают воздух накручивая цены, а на складе творится бардак, который нужно разгрести, плюс ко всему я хочу видеть кто, что и когда менял в документах, дабы избежать накруток цен мастерами и привести учет документов в норму.
Мне нужен учет в моём Автосервисе (СТО)
     Ответ на второй вопрос вытекает из ответа на первый: Мне необходима возможность создания и учета: Наряд-Заказов, счетов, актов выполненных работ, актов приема передачи автомобиля, а также грамотный учет: документов, работ, ведение склада, расчет зарплаты мастеров, выполняющих ремонтные работы, запись на ремонт, неплохо было бы видеть в программе справочник нормо часов (трудоёмкости работ) как например справочник трудоемкости работ Autosoft для расчета работ по ремонту автомобилей. Этот список требований к программе для СТО далеко не полный, обзор полного списка необходимых документов, это уже дело другой статьи. Очень практично мобильное приложение для автосервиса..
Большие обороты в автосервисе, ваша программа справится?
     Из заголовка вытекает вполне логичный вывод, что перед покупкой программы стоит поинтересоваться или даже попробовать в работе программу с количеством документов как минимум 1000 или более, посмотреть на её реакцию, скорость обработки данных. По поводу размера Базы Данных, мы упомянули не случайно, например, в одной немало известной программе назовём её "программа икс(х)", которую продают практически в любом компьютерном магазине, по цене сравнимой с ценой чайника и можно скачать в любом месте в Интернете получаем через некоторое время (примерно 3-5 месяцев), в зависимости от потока клиентов, базу данных размером более 3х ГИГАбайт.
Разрослась база данных SQL, как быть, как ускорить работу?
     Думаю многим это ничего не говорит. Я постараюсь пояснить, итак, для того чтобы программа могла работать с Базой Данных (далее БД) такого размера, необходимо чтобы память компьютера (далее ПК) составляла как минимум 2-3,5 Гигабайта, процессор же понадобится с частотой в пределах 2-2,8 Гигагерц.
     Это пол беды, теперь представим себе ситуацию, когда мы хотим, чтобы база данных нашего автосервиса (СТО) регулярно, например, раз в неделю сохранялась в резерв(бэкап). Методом нехитрых вычислений умножаем 3 ГИГАбайта данных на количество недель в месяце (возьмем для примера 4 недели), получаем, что в месяц мы занимаем на жестком диске 3 Гб х 4 мес = 12 ГИГАбайт, да скажете вы, ведь старые архивы можно удалять, да, НО ЗАЧЕМ нам нужна такая программа которая предъявляет к железу ПК такие требования, и тормозит рабочий процесс??? Ведь если Вы, например, не житель крупного города, такого как Санкт-Петербург (в котором стоимость комплектующих существенно ниже чем в регионах), то у Вас появляется реальная проблема с быстродействием ПК и затратами рабочего времени. Решать конечно вам :).
Скорость работы в программе
     Скорость работы в программе (скорость создания основного документа Заказ-Наряда (НЗ)-пожалуй самый лучший и жизненный критерий оценки программы. Наряд-Заказ - это тот документ который чаще всего приходится создавать в АвтоСервисе (СТО), без него не обходится приемка машины в ремонт, составление калькуляции работ и товаров, а также выдача автомобиля заказчику.
     Время, которое вы затратите на составление Наряд-заказа, это пожалуй основное время вашей работы с документами и программой. Теперь зададимся вопросом, как влияет количество времени затраченного на создание одного Заказ-наряда на скорость приема/сдачи машины в ремонт? Ответ очевиден - прямо пропорционально! Смотрите, среднее время (назовём его идеальным временем) составляет +-(5-10) минут (в расчет берется то, что на приемке сидит не очень быстро печатающий человек-администратор).
     Это и является основным критерием выбора программы, все остальные моменты уходят на второй план, т.к. "заторможенность" работы в начале, тянет за собой всё больший объем потраченного времени на следующих шагах оформления.
Опорные точки при выборе программы для СТО
Как некие опорные точки нужно отметить следующие моменты:
I. Прием машины в ремонт, первый шаг: Создать документ Заказ-Наряд (НЗ), добавить клиента, добавить автомобиль клиента, добавить неисправности автомобиля клиента.
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "Создать Заказ-Наряд"
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "Добавить клиента"
2.1.    Даём время на ввод данных с клавиатуры, это время не учитывается при расчете удобства ПО (человеческий фактор скорость набора символов на клавиатуре), желающие могу сделать надбавку 0,1% на свой взгляд, оценив расположение полей ввода в форме добавления клиента.
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "Добавить автомобиль клиента"
3.1.    Даём время на ввод данных с клавиатуры, это время не учитывается при расчете удобства ПО (человеческий фактор скорость набора символов на клавиатуре), желающие могу сделать надбавку 0,1% на свой взгляд, оценив расположение полей ввода в форме добавления автомобиля клиента.
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "добавить неисправности автомобиля"
4.1.    Даём время на ввод данных с клавиатуры, это время не учитывается при расчете удобства ПО (человеческий фактор скорость набора символов на клавиатуре), желающие могу сделать надбавку 0,2% на свой взгляд, оценив расположение полей ввода в форме добавления неисправности автомобиля.
II. Добавление работ в Наряд-заказ, использование справочников работ. Функциональная мобильное приложение для автосервиса тут powervhc.com
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "добавить работу/услугу"
5.1.    Даём время на ввод данных с клавиатуры, это время не учитывается при расчете удобства ПО (человеческий фактор скорость набора символов на клавиатуре), желающие могу сделать надбавку 0,1% на свой взгляд, оценив расположение полей ввода в форме добавления/выбора работ.
Вы не должны тратить более 15-45ти секунд на поиск необходимой работы (одной) в ВИЗУАЛЬНОМ СПРАВОЧНИКЕ работ, как например справочник трудоемкости работ Autosoft, все работы должны быть расположены в виде общепринятого дерева Узел->Агрегат->Деталь(элемент)->Работы с узлом/агрегатом. Например, Audi->Двигатель->Система питания->Топливный насос->Элементы насоса. Неплохо было бы иметь в данно справочнике оригинальные номера запчастей, как это сделано в справочник Нормы Времени работ Autosoft,
Если вы сами добавляете работу в свой справочник работ, то поиск кнопки "Добавить работу" не должен занимать более 1-2х секунд.
7.1.    Даём время на ввод данных с клавиатуры, это время не учитывается при расчете удобства ПО (человеческий фактор скорость набора символов на клавиатуре), желающие могу сделать надбавку 0,1% на свой взгляд, оценив расположение полей ввода в форме добавления/выбора работ.
Вы не должны тратить более 1-2х секунд на поиск кнопки "добавить работу" из собственного справочника работ, время может быть увеличено если её поиск производит программа в большом списке работ/услуг (разумеется время поиска так или иначе зависит и от "железа ПК" и от количества работ в справочнике).
Это далеко не все моменты...
       Список можно продолжать, но ЭТО ключевые моменты, т.к. они делаются в первую очередь в любом случае. Что-то из них вы можете опустить, что-то добавить, так или иначе, если вы не понимаете куда нажимать, бегая глазами по большому количеству кнопок на панели элементов в программе, это уже упущенное время и выгода. Как вы уже заметили, к интерфейсу предъявляются очень серьезные требования с точки зрения юзабилити (удобства использования), если Вы тратите много времени на поиск кнопок добавления удаления или редактирования чего либо, то эффективность вашей работы снижается пропорционально времени затраченного на поиск элемента управления.
Смотрите на "интуитивную понятность" - простоту интерфейса
      Ну и конечно смотрите на интуитивную понятность - простоту интерфейса, всё должно быть логически понятно размещено(элементы ввода, формы ввода, кнопки управления). В ряде программ Вы в обязательном порядке должны сначала ввести машину клиента, потом информацию о нём, только потом вы сможете создать наряд-заказ. Это грубейшая ошибка, так как все действия должны быть последовательны, в крайнем случае, не обязательно являться зависимыми друг от друга.
"Правильная" схема создания Наряд-заказа должны быть следующей (стандарт ISO в Европе):
Создаем карточку клиента (вносим его в справочник клиентов)
Добавляем автомобиль клиента (должен сохраняться в БД, со всей историей ремонтов, и проданных запчастей)
Вносим информацию по автомобилю (VIN номер, ГОС номер, номер двигателя, и т.д.)
3.1.   Указываем неисправности автомобиля (возможны различные варианты: со слов клиента, по итогам внешнего осмотра, и т.д.)
3.2.   Создаем Акт Приемки-Передачи автомобиля
Добавляем работы в Наряд-Заказ (НЗ)
Добавляем товары в Наряд-Заказ (НЗ)
Добавляем запчасти клиента (если есть)
Завершающий этап, вносим оплату, проводим документ
  
На любом этапе создания Наряд-заказа, должны быть доступны: возможность печати любых связных документов (Счет, Акт, Заказ-наряд), возможность возврата на предыдущий шаг и внесение изменений.
Под требования европейских норм ISO предъявляемым к программам подпадают программные продукты Autosoft: АвтоПредприятие 9, АвтоКаталог 27, НормыВремени, АвтоМастерская 9, АвтоМагазин 9, которые помогут существенно упорядочить рабочий процесс, привести к единым стандартам документооборот и автоматизировать учет на предприятиях автомобильной отрасли от небольших СТО до дилерских станций.